Plataforma de EGob

Introducción

Esta aplicación permite gestionar los expedientes tradicionales de manera electrónica, posibilitando mejorar la eficiencia en los procesos administrativos. El uso de la misma permite establecer un nuevo relacionamiento, más cómodo y moderno, entre el ciudadano y los distintos organismos del Estado.

Utilizar Expediente Electrónico posibilita:

• Aumentar la transparencia de las actuaciones de la Administración Pública.
• Potenciar el acceso a la información.
• Modernizar y mejorar los servicios al ciudadano, optimizando tiempos de proceso y de respuesta.
• Modernizar y mejorar los servicios al ciudadano, optimizando tiempos de proceso y de respuesta.
• Impulsar el desarrollo del Gobierno Electrónico en el Estado uruguayo. 

Con la finalidad de materializar estos beneficios se impulsó la utilización de una solución de expediente electrónico. En el año 2009, por medio de un proyecto piloto, se implantó la aplicación en dos ministerios: el de Industria, Energía y Minería (MIEM) y el de Salud Pública (MSP).

Descripción de la aplicación y sus modalidades de uso

La aplicación adquirida es Apia Documentum, desarrollada sobre Apia, 100% Web, Sistema Operativo Linux, Servidores Web y aplicaciones Apache Tomcat y Base de datos PostgreSQL. Esta aplicación se presenta en dos versiones, una básica y otra extendida. La versión Extendida, agrega a la versión Básica, funcionalidades adicionales que permiten el manejo de otras formas documentales además de expedientes, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 500/991.
Tiene la capacidad de manejar procesos sofisticados (rutas paralelas, reglas de negocio, etc.), usando además formularios asociados a cada uno de los pasos de los procesos antes mencionados.

La herramienta estará disponible para cualquier organismo del Estado que la quiera utilizar en dos modalidades:

• Como servicio sobre la infraestructura de la Plataforma de Gobierno Electrónico (Software As a Service).
• Instalada y ejecutada en la propia infraestructura informática del organismo.
• La aplicación adquirida para las funcionalidades de ruteo y trazabilidad es un desarrollo a medida.
   

La herramienta permitirá:

• El intercambio de expedientes entre organismos, utilizando el formato estándar de intercambio de Expediente Electrónico (FIEE).
• Realizar un seguimiento de cualquier expediente de cualquier organismo.
• A los ciudadanos y los organismos consultar el estado y localización de un expediente.

Por más referencias a las aplicaciones mencionadas consultar el llamado de expresiones.

 
Elementos para lograr una implantación exitosa:

• Generar un plan de trabajo detallado y un plan de comunicación.
• Relevar las capacidades organizacionales y tecnológicas del organismo.
• Generar un plan de alfabetización digital, en caso que se requiera.
• Relevar el diseño detallado, necesario para la personalización de la aplicación de Expediente Electrónico.
• Apoyar en el proceso de extracción de datos de sistemas legados de seguimiento de expedientes. Esta fase puede no requerirse.
• Realizar la gestión del cambio, a través del diseño y ejecución del plan de comunicación, alfabetización digital y/o capacitación.
• Ejecutar y acompañar al personal del organismo en el desarrollo del testing de aceptación de la personalización y configuración de la aplicación.
• Apoyar la puesta en marcha de la aplicación en el organismo.
• Ejecutar talleres de difusión de resultados y transferencia de experiencia y conocimiento, documentar la experiencia sistematizando el proceso de implantación.

• Apoyar funcionalmente al organismo posterior a la puesta en marcha de la aplicación. Esta fase puede no requerirse.

Beneficios

A corto plazo

Transparencia y acceso:

• Permite conocer la oficina en la que está el expediente, la persona que lo tiene y desde qué fecha.
• Si se habilitan las consultas web, los ciudadanos pueden conocer en forma rápida el estado de su expediente y las resoluciones.

Eficiencia:

• Para los expedientes digitales, el paso de una oficina a otra es inmediato.
• Se conoce fácilmente quién tiene el expediente y desde cuándo.
• Permite identificar claramente el trabajo realizado y el pendiente, ayudando a la distribución de tareas dentro de cada oficina.
• Las implantaciones de Expediente Electrónico son una buena oportunidad para readecuar los trámites y simplificarlos

Fácil ubicación de expedientes:

• Se pueden realizar búsquedas por distintos datos, sin necesidad de rastrearlo por el número.
• Posibilidad de acceder a los expedientes desde cualquier dependencia. Seguridad:
• Disminución de riesgo de extravío al no utilizarse papel.

Seguridad:

• Disminución de riesgo de extravío al no utilizarse papel.
• Mayor dificultad de adulteración.
• Control de acceso para permitir consultar los expedientes únicamente a las personas autorizadas.
• Respaldo de los expedientes de forma automática.
• Protección de datos sensibles.

Mayor dificultad de adulteración.

• Control de acceso para permitir consultar los expedientes únicamente a las personas autorizadas.
• Respaldo de los expedientes de forma automática.
• Protección de datos sensibles.
• Se puede obtener información sobre la cantidad de expedientes generados por oficina, por tema, por fechas, entre otros.
• Se puede saber quién, cuándo y qué modificaciones se hicieron.
• Únicamente los expedientes con anexos no digitales deben ser trasladados.
• Menor necesidad de impresión.
• El formato electrónico permite que la información no se deteriore con el tiempo.
• La obtención de indicadores permite identificar los problemas de la gestión y así definir procedimientos para mejorar la misma.

• Menor utilización de espacio físico a medida que la cantidad de papel disminuye.

Calidad de la gestión:

• Se puede obtener información sobre la cantidad de expedientes generados por oficina, por tema, por fechas, entre otros.
• Se puede saber quién, cuándo y qué modificaciones se hicieron.

Disminución de costos:

• Únicamente los expedientes con anexos no digitales deben ser trasladados.
• Menor necesidad de impresión.

Mantenimiento de la información:

• El formato electrónico permite que la información no se deteriore con el tiempo.

A mediano plazo:

• La obtención de indicadores permite identificar los problemas de la gestión y así definir procedimientos para mejorar la misma.

• Menor utilización de espacio físico a medida que la cantidad de papel disminuye.

A largo plazo:

• Los expedientes serán tratados uniformemente sin importar la dependencia a la que pertenecen.
• Eliminación del archivo físico de expedientes una vez que se tengan todos en forma electrónica.