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Avances de Trámites en Línea en Mvotma

En el marco del Programa Trámites en línea se creó un equipo de trabajo en el Mvotma, para acompañar las acciones que contribuyan con la meta de lograr que a 2017 el 20 por ciento de los trámites de la Administración Central pueda iniciarse y finalizarse en la Web.
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En el marco del Programa Trámites en línea se creó un equipo de trabajo en el Mvotma, para acompañar las acciones que contribuyan con la meta de lograr que a 2017 el 20 por ciento de los trámites de la Administración Central pueda iniciarse y finalizarse en la Web. 

El equipo de trabajo está conformado por funcionarios de todas las unidades ejecutoras del Ministerio de Vivienda Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente (MVOTMA), funcionarios de Agesic e integrantes de la consultora contratada para realizar la implementación. 

Para conocer cuáles son los avances y resultados obtenidos conversamos con la Ing. Elena Bing, asesora de Gobierno Electrónico.

A lo largo de 2017 se relevó el 100 por ciento de los trámites del Mvotma, se elaboró la estrategia, se priorizaron los trámites a implementar, y se está realizando el desarrollo, prueba y puesta en producción de los trámites seleccionados.

¿Cómo han sido estos meses de trabajo y qué han percibido de parte de los usuarios?
Hemos trabajado mucho, con un equipo muy comprometido. Una vez realizado el relevamiento, rápidamente comenzamos a trabajar en la implementación y tenemos dos trámites de cooperativas que ya se pueden completar en línea (solicitud de certificado de regularidad y renovación).
Ahora sabemos cuánta gente o cuántas empresas lo inician en línea. En cuanto al usuario vemos que aún es minoritario, pero es creciente el uso del canal web del inicio en línea. Un ejemplo de ello es el número de certificados de garantía de alquiler para el cual se deben entregar varios documentos escaneados. Al principio los usuarios comenzaban el trámite, y no continuaban al tener que subir los documentos. Ahora ya no es así. Tenemos registro de que durante los primeros cinco meses del año no se registró ningún inicio en línea y en junio y julio ya se han iniciado más de 40 inicios en línea.

¿Cuáles son los aspectos positivos que destacarías tanto para el organismo como para los ciudadanos?
Tanto para el ministerio y sobre todo para el ciudadano, la horizontalidad que permite una comunicación transversal alineada es sin duda una ventaja.
Además, al ser un programa con liderazgo único las interfaces de los usuarios son similares en toda la Administración Central. La forma de hacer el trámite pasa a ser igual sin importar en qué organismo estés, eso es importante, porque es complejo tener que comprender y operar una lógica y una interfaz distinta en cada organismo. Tener un único modelo de atención en todo el Estado es un gran logro.
Otro beneficio importante para el ciudadano y también desde el punto de vista país, es el esfuerzo por simplificar trámites que se traduce en ahorro de costos y tiempos tanto para la persona que tiene que hacer el trámite como para los organismos.
A su vez desde el Ministerio vimos claramente en el caso del trámite “solicitud de garantía de alquiler”, que los jóvenes inician el trámite en la noche o sábado o domingo, por tanto ahora lo pueden hacer en el horario que más les convenga y sin necesidad de movilizarse.

¿Y cuáles son los que se deben mejorar, o en qué aspectos a tu entender hay que poner el foco?
El programa es una oportunidad para mejorar la gestión. El relevamiento del 100% de los trámites nos obligó a repensar el proceso y detectamos algunas cosas que debemos pensar cómo mejorarlas.
Yo valoro que el grupo de funcionarios que se encuentra trabajando en el programa está muy motivado. Lo que aún resta es que todos los funcionarios lo conozcan y que quienes hacen atención presencial sean comunicadores del programa, que transmitan a los ciudadanos que van a ventanilla que ahora también lo pueden hacer en línea.

¿El Mvotma tiene muchos trámites dirigidos a ciudadanos del interior del país y algunos del exterior, cómo ha sido la experiencia con esos usuarios?
Ha sido muy buena tanto en el interior como en el exterior. En las reuniones que hicimos con la Dirección Nacional de Vivienda (Dinavi) con los funcionarios del interior, nos encontramos con una muy buena receptividad, se pusieron muy contentos de poder ofrecer a los ciudadanos la posibilidad de usar el canal en línea. Ellos son los que reciben gente que tiene que trasladarse varios kilómetros y hacen tangible el esfuerzo que implica para muchos ciudadanos del interior hacer un trámite.
Uno de los trámites es la “inscripción en programas de vivienda, alquiler con opción a compra o autoconstrucción”. En este último caso ha habido inscripciones en línea desde localidades del interior donde no hay un local del Mvotma. Si bien el Ministerio ha hecho un esfuerzo y se ha regionalizado no está en todas las localidades, y con trámites en línea mucha gente ha iniciado el trámite por esa vía, cuando hasta ahora para poder hacerlo debían trasladarse a la capital y en la mayoría de los casos luego de iniciado tenían que ir y venir varias veces.
Por otro lado lo que sucedió con el exterior fue una sorpresa, porque la primera persona que hizo el trámite en línea de “devolución de cuentas SARA” lo hizo desde EEUU. Asimismo, en Dirección Nacional de Medio Ambiente (Dinama) hay un trámite que es solicitar permiso de caza y hay mucha demanda del exterior. Este trámite ahora se puede empezar en línea desde cualquier lugar.

¿Cuál es el desafío en ésta etapa?
Creo que los años más desafiantes son el primero y el último (2016-2020). Lo más desafiante ahora en conjunto con el resto de la Administración, es tratar de promover que los ciudadanos conozcan y usen este canal. Para mi es evidente que alguien que puede hacer un trámite un sábado o en la noche y no tiene que interrumpir su horario de trabajo es buenísimo, pero los ciudadanos tienen que saber que existe esa vía para poder usarla.